اهمیت مدیریت دارایی‌های فیزیکی و نحوه انتخاب مدلی مناسب جهت تعالی در مدیریت دارایی

اهمیت مدیریت دارایی‌های فیزیکی و نحوه انتخاب مدلی مناسب جهت تعالی در مدیریت دارایی

نویسنده: مهندس سهند سبطی

طی چند دهه گذشته، با پیشرفت دانش در عرصه مدیریت و فناوری اطلاعات، فضای کسب‌و‌کار در تمام دنیا با تغییر و تحول شگرفی روبرو بوده است. دیگر از بسیاری از کسب‌و‌کارها که به صورت سنتی اداره می‌شدند خبری نیست. حتی در کشورهای پیشرفته، بسیاری از صنایع و واحدهای تولیدی به دلیل ضعف‌های مدیریتی در فضای رقابتی جدید طاقت نیاورده، برشکسته و تعطیل شدند. از طرف دیگر در این فضای رقابتی و سخت، شاهد ظهور قدرت‌های جدید اقتصادی و صنعتی هستیم، در عین حال که برخی از ابر شرکت‌های تولیدی توانستند با اقدامات هوشمندانه، همچنان یکه تازی خود را در بازار حفظ کنند. چه چیز عامل این موفقیت است؟. بهره‌گیری هوشمندانه از دانش به ویژه مدیریت، استفاده از فناوری های کارآمدتر و اثربخش‌تر و در نهایت هنر تغییر باعث شده این شرکت‌ها به نرخ بازگشت سرمایه و بهره‌وری بالاتری نسبت به رقبای خود دست یابند. نرخ بازگشت سرمایه و بهره‌وری بالاتر، نه تنها سودهی بیشتر به ازای واحد سرمایه را برای این شرکت‌ها در پی دارد، بلکه توان آن‌ها در جذب سرمایه را نیز به شدت افزایش می‌دهد. این راز موفقیت در فضای پر رقابت کنونی است.

یکی از شاخه‌های مدیریت که بکارگیری آن نقشی پررنگ در افزایش بهره‌وری واحدهای صنعتی، به ویژه واحدهای صنعتی‌ِ تجهیزمحور داشته، مدیریت دارایی‌های فیزیکی است. مدیریت دارایی‌های فیزیکی مطابق با تعریف ارایه شده در استاندارد PAS55 که در این زمینه تبیین شده، به معنای شیوه‌ها و فعالیت‌هایی منظم و هماهنگ است که سازمان از طریق آن‌ها دارایی‌ها و نیز هزینه‌ها و ریسک‌ها و عملکرد آن‌ها را در طی چرخۀ عمر دارایی‌ها، با هدف تحقق برنامۀ استراتژیک سازمانی، به طور بهینه  و پایدار مدیریت می کند. چرخه عمر دارایی نیز متشکل از سه دوره زمانی است، زمان ساخت ( یا خرید تجهیز) و زمان راهبری ( بهره برداری و نگهداری و تعمیرات) و زمان فروش یا اسقاط کردن تجهیز.

اما مدیریت دارایی فیزیکی چگونه بر نرخ بازگشت سرمایه و بهره‌وری اثر‌گذار است ؟. موضوعی که باعث اهمیت و توجه روز افزون بدان شده است.

مدیریت دارایی‌های فیزیکی به طرق مختلف می‌تواند بر افزایش بهره‌وری و افزایش نرخ بازگشت سرمایه اثرگذار باشد. برای مثال با بهره‌گیری از تکنیک‌های هوشمندانه تر جهت نگهداری و تعمیرات از تجهیزات و مدیریت کار درست، می توان ظرفیت تولید، میزان دسترس پذیری و قابلیت اطمینان تجهیزات را با هزینه ای مقرون به صرفه افزایش داد که منجر به افزایش نرخ بازگشت سرمایه می‌شود. یا در مثالی دیگر می‌توان با بررسی شرایط عملیاتی و آب و هوایی که در یک سایت صنعتی حاکم است تجهیزاتی را خریداری نمود که از نرخ استهلاک ثابت کمتری برخوردار هستند و در نتیجه هزینه‌های ثابت در مجموعه را کاهش داد. در صورت بهره‌گیری از شیوه‌های مدیریتی صحیح در نگهداری و تعمیرات می‌توان از منابع کمتر، بهره بیشتری گرفت و یا با حفظ عملکرد تجهیزات در سطوح مناسب منجر به افزایش کیفیت محصولات تولیدی و یا ارایه خدمات شد که امکان افزایش قیمت فروش را میسر می‌سازد. با شناخت درست از نحوه عملکرد تجهیز و شرایط عملیاتی آن می‌تواند بازدهی تجهیز به لحاظ مصرف مواد اولیه و یا انرژی را افزایش داد. با شناسایی حالات خرابی تجهیز و راه کارهای مناسب جهت مواجه با آن می‌توان مصرف قطعات یدکی را بهینه کرده و موجودی انبارهای قطعه یدکی را بهینه نگاه داشت. تمام مثال‌های فوق نمونه ای از توان و اثر‌بخشی مدیریت دارایی‌هایی فیزیکی در افزایش نرخ بازگشت سرمایه است. اما چگونه می‌توان چنین اهدافی را از این طریق محقق ساخت ؟.

برای افزایش نرخ بازگشت سرمایه از طریق مدیریت بهتر دارایی‌های فیزیکی، نیاز به هماهنگی بین کارکردهای مختلف در یک سازمان است و سازمان می‌بایست به صورت هماهنگ در جنبه‌های مختلفی توسعه یابد. تحقق این هماهنگی و توسعه نیازمند بهره‌گیری از یک مدل عملکردی کارآمد و منطقی است. چنین مدلی باید ارتباط مناسبی را بین واحدهای تعمیرات، بهره‌برداری، مهندسی، سفارشات، انبار و .... جهت تحقق اهداف مورد نظر سازمان در زمینه مدیریت دارایی‌ها برقرار سازد.

در دو سال گذشته، تب تند ایجاد یک سیستم مدیریت دارایی‌های فیزیکی بسیاری از مجموعه‌های کشور را فرا گرفته است و بسیاری از سازمان‌ها به دنبال انتخاب مدلی بدین منظور هستند. اما چنین مدلی باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد تا با موفقیت پیاده‌سازی شده و سازمان را در دستیابی به اهدافش یاری کند‌؟. در ادامه به دو ویژگی‌ اصلی یک مدل کارآمد اشاره شده است.

اولین ویژگی یک مدل کارامد مدیریت دارایی‌های فیزیکی، توانایی مدل در شاخت جنبه‌های موثر بر مدیریت دارایی فیزیکی در یک سازمان و ارایه الگویی منطقی جهت ارتباط مناسب و هماهنگ بین آن‌ها است. منظور از جنبه ها، ساختار‌ها و سازوکارهای مدیریتی مختلف در یک سازمان مانند مدیریت انبار و قطعات یدکی، مدیریت نگهداشت، مدیریت نیروی انسانی، مدیریت امور مهندسی و دیگر موارد مشابه است که در مدیریت دارایی‌های مجموعه نقش دارند. یک مدل مناسب آنچنان در جزییات مرتبط به ارتباط بین جنبه‌های مختلف غرق نمی‌شود که عملا پیاده سازی آن غیر ممکن باشد (سنگ بزرگ نشان نزدن است).

ویژگی دوم توان مدل در ارزیابی وضعیت فعلی یک مجموعه در زمینه مدیریت دارایی‌ها و ارایه الگوهایی موفق جهت دستیابی به چشم انداز مورد نظر است. یک پزشک بدون معاینه قادر به پیچیدن نسخه نیست!. یک مجموعه نیز بدون درک درست از موقعیت فعلی، اهداف مورد انتظار، فرهنگ سازمانی حاکم بر مجموعه خود، مقررات و آیین نامه‌های بالادستی که می‌بایست بر آن اساس عمل کند و در نهایت نقاط قوت و ضعف و طرح های کلان خود قادر به ترسیم نقشه راهی جهت حرکت به سوی چشم اندازه‌های مورد انتظار نیست. مدل مناسب باید امکان یک مقایسه استاندارد بین عملکرد فعلی شما با عملکرد فعلی رقبا و عملکرد ایده آل فراهم کند. از طرف دیگر مدل به کارگرفته شده باید از شناخت کافی نسبت به الگوهای موفق و به روز مدیریتی در جنبه‌های مختلف موثر بر مدیریت دارایی‌های برخوردار بوده و عملا قادر به پیاده‌سازی آن‌ها باشد و امکان بهره‌گیری از آن‌ها را برای سازمان فراهم سازد.

برای انتخاب مدلی با ویژگی ها مذکور و امکان پیاده سازی موثر آن، ملاحظات ذیل ضروری است:

• مدلی انتخاب کنید که در سایت‌های متعدد و صنایع مختلف به طور موفق پیاده‌سازی شده است. به ویژه مدل‌هایی که در صنایع مشابه با صنعت شما پیاده‌سازی شده‌اند و شما امکان بازدید از آن صنایع را دارید. این امر امکان محک‌زنی و مقایسه وضعیت را برای شما تسهیل می‌کند و اطلاعات مفیدی در خصوص چالش‌ها و مزایای پیاده‌سازی مدل در اختیار شما می‌گذارد. بدین ترتیب شما درک بهتری نسبت به توانمندی مدل در شناسایی جنبه‌های موثر بر مدیریت دارایی‌های فیزیکی در مجموعه خود به دست می‌آورید و از نحوه ارتباط بین جنبه‌های مختلف شناخت عمیق‌تری کسب می‌کنید. وقتی یک مدل به طور رسمی و در سطح کلان در صنایعی چون نفت و نیرو و دیگر صنایع مادر دنبال می‌شود، با توجه تعدد سایت‌های زیرمجموعه در چنین صنایعی، شما از بانک اطلاعات بزرگی برای انالیز و نحوه پیاده سازی برخوردار خواهید بود.
• مدلی انتخاب کنید که به اشخاص وابسته نیست و شرکت‌های معتبر در دنیا و ایران در حال کار روی آن مدل‌ و توسعه آن‌ هستند. مدل‌هایی که از پشتیبانی شرکت‌های معتبر بهره می‌گیرند همواره در حال بهبود مستمر بوده و کار‌گروه‌های تخصصی به طور پیوسته روی نقاط ضعف و قوت آن کار می‌کنند. چنین مدل‌هایی، بالقوه و بالفعل از پختگی بیشتری نسبت به مدل‌های دیگر برخودارند. وقتی یک مدل توسط یک شرکت معتبر پشتیبانی می شود، شما قادر خواهید بود تا با برقراری ارتباط با کارشناسان و متخصصین آن شرکت در خصوص منطق مدل اطلاعات بیشتری کسب کنید که این امر شما را در مواجه با چالش‌های پیاده‌سازی یاری می‌کند. همچنین امکان بهره‌گیری از خدمات مشاوره و آموزش از این شرکت‌ها برای شما وجود خواهد داشت. در صورتی که حین پیاده سازی با چالشی جدی مواجه شوید، می‌توانید با مراجعه به کارشناسان این شرکت که تجربه پیاده‌سازی مدل را در صنایع متعدد دارند، به بررسی عمیق‌تر مشکل پرداخته و راه کارهای کارامد‌تر و موثرتری برای مواجه با آن بیابید. اگر از یک شرکت مشاور برای پیاده سازی استفاده می کنید دقت کنید که آن شرکت از نفرات خبره ای برای مشاوره استفاده نماید که با توجه به حجم زیاد کار قادرند به طور تمام وقت در سایت شما حاضر باشند. شرکت های معتبر و قدرمند در این زمینه می توانند امکان بازدید از سایت‌های مشابه که اقدام به پیاده سازی مدل کرده‌اند را برای شما میسر سازند.
• از مدلی استفاده کنید که منابع اطلاعاتی مربوط به آن در بازار وجود دارد، اگر این منابع به زبان فارسی باشند مسلما آموزش، بسط و گسترش مدل در سازمان بسیار راحت‌تر خواهد بود. مدل‌هایی که منابع اطلاعاتی چندانی از آن‌ها در بازار موجود نیست به هیچ وجه نمی‌توانند پاسخگوی نیازهای شما در زمان پیاده سازی باشند. وقتی از یک مدل موفق، منابعی در خصوص کلیات و نحوه ارزیابی مدل از وضعیت مدیریت دارایی، مدیریت انبار قطعات و یدکی، استانداردهایی که از ان مدل پشتیبانی می کنند و کتاب‌هایی در خصوص نحوه تدوین برنامه نت و مدیریت کار وجود دارد، کار شما برای پیاده سازی مدل بسیار راحت است، زیرا منابع مرتبط به مدل انتخابی، نهایت همخوانی و هماهنگی را با یکدیگر دارند و نیروی شما صرف عدم تطابق های رایج بین سیستم‌ها و جنبه‌های مختلف مدیریتی نخواهد شد. ( به اصطلاح سازمان شما تبدیل به شتر، گاو، پلنگ نمی شود که بخش های مختلف با هم همخوانی ندارند)

 در پایان لازم به ذکر است که انتخاب یک مدل ناپخته که به لحاظ اطلاعات، منابع و پشتیبانی قدرتمند نیست، می‌تواند سازمان شما را دچار خسارت فراوان نموده، مدیران وکارکنان را از موفقیت چنین سیستم‌هایی مایوس کند. اما بالعکس با انتخاب یک مدل درست در مدیریت دارایی‌های فیزیکی و پیاده‌سازی موفق آن، شما می‌توانید ضمن افزایش نرخ بازگشت سرمایه از طریق دقت در خرید تجهیزات، نگهداری و تعمیرات بهتر آن ها، بهینه سازی روش‌های مدیریت انبارو قطعات‌یدکی و بسیاری موارد دیگر به صورت علمی و یکپارچه، به بهبود عملکرد دیگر سیستم‌های مدیریتی در سازمان خود کمک کنید.